Paljudes teenindusettevõtetes on automatiseerimine kasutusel killustatult. Mõned meeldetuletused on automatiseeritud, mõned e-kirjad käivitatakse automaatselt ja on olemas põhilised töövooogud. Sellegipoolest sõltub enamik igapäevaseid toiminguid endiselt käsitsi teostamisest.

See lünk on sageli nähtamatu. Töö jätkub, kliente teenindatakse ja meeskonnad kohanevad. Aja jooksul tekitab automatiseerimise puudumine aga hõõrdumist, mis aeglustab teostust ja suurendab stressi.

Mõistmine, mis juhtub, kui automatiseerimine puudub, aitab teenindusettevõtetel näha, kus käsitsitöö märkamatult jõudlust piirab.

Käsitsi teostamine tekitab varjatud viivitusi

Käsitsiprotsessid sõltuvad sellest, et inimesed märkaksid, mida on vaja järgmisena teha. Ülesanded ootavad tähelepanu, kinnitused viibivad ja järeltegevused sõltuvad meeldetuletustest.

Iga viivitus võib tunduda väike, kuid kokkuvõttes pikendavad need ajakavasid. Projektid liiguvad oodatust aeglasemalt, mitte sellepärast, et töö on keeruline, vaid kuna koordineerimine on ebajärjekindel.

Automatiseerimine eemaldab need pausid, liigutades tööd automaatselt edasi, kui tingimused on täidetud.

Koordineerimisest saab täiskohaga töö

Kui automatiseerimine puudub, täidab selle lünga koordineerimine. Juhid ja vanemspetsialistid kulutavad aega edusammude kontrollimisele, meeskonnaliikmetele meeldetuletamisele ja tööosade ühendamisele.

See koordineerimisele kuluv pingutus kajastub harva aruannetes, kuid see neelab märkimisväärselt aega ja energiat. Juhtidest saavad operatiivsed keskpunktid, selle asemel et keskenduda planeerimisele ja parendamisele.

Automatiseerimine vähendab vajadust pideva järelevalve järele.

Ebajärjekindlusest saab norm

Ilma automatiseerimiseta sõltub teostus individuaalsetest harjumustest. Üks meeskonnaliige järgib hoolikalt iga sammu, teine jätab tahtmatult osad vahele.

Kliendid kogevad kõikumisi kvaliteedis ja ajastuses. Meeskonnad aktsepteerivad ebajärjekindlust kui normaalsust, sest selle käsitsi parandamine tundub kurnav.

Automatiseerimine tagab järjepidevuse, nõudmata pidevat tähelepanu.

Stress kasvab koos mahtude suurenemisega

Käsitsisüsteemid võivad toimida väikeste mahtude juures. Nõudluse kasvades suureneb ka pinge. Rohkem ülesandeid, rohkem kliente ja rohkem sõltuvusi suurendavad vigade tekkimise tõenäosust.

Meeskonnad kompenseerivad seda rohkem pingutades, mitte teistmoodi töötades. Stress kasvab, vigade arv suureneb ja läbipõlemisest saab risk.

Automatiseerimine neelab mahu, suurendamata vaimset koormust.

Nähtavus jääb piiratuks

Kui protsessid on käsitsi juhitavad, sõltub nähtavus uuendustest. Edusammudest antakse aru tagantjärele, sageli siis, kui probleemid on juba eskaleerunud.

See piirab otsuste tegemist. Juhid reageerivad tagajärgedele, selle asemel et varakult kohandusi teha.

Automatiseerimine loob nähtavuse töö toimumise ajal, mitte pärast selle lõppemist.

Miks peab automatiseerimine olema igapäevatöö osa

Automatiseerimine on kõige tõhusam, kui see on integreeritud igapäevastesse toimingutesse. See peaks toetama ülesandeid, projekte, suhtlust ja arveldust, mitte eksisteerima eraldiseisva kihina.

Kui automatiseerimisest saab osa töövoost, lõpetavad meeskonnad koordineerimisele mõtlemise ja keskenduvad tulemuste saavutamisele.

See integratsioon muudab automatiseerimise infrastruktuuriks, mitte pelgalt funktsiooniks.

Kokkuvõte

Kui igapäevatoimingutes puudub automatiseerimine, toetuvad teenindusettevõtted struktuuri asemel pingutusele. Varjatud viivitused, stress ja ebajärjekindlus saavad tavapärase töö osaks.

Integreerides automatiseerimise igapäevastesse töövoogudesse, parandavad teenindusettevõtted töökindlust, vähendavad pingeid ja loovad aluse skaleeritavale teostusele. Automatiseerimine ei muuda seda, mida meeskonnad teevad. See muudab seda, kui järjepidevalt nad seda teha saavad.