Kun yritykset kasvavat, niiden toimintatavat muuttuvat väistämättä. Se, mikä aiemmin voitiin hoitaa epävirallisella viestinnällä, laskentataulukoilla ja muutamilla erillisillä työkaluilla, muuttuu vähitellen vaikeammin hallittavaksi. Lisää asiakkaita, lisää tapahtumia, lisää työntekijöitä ja lisää prosesseja tuovat mukanaan monimutkaisuutta, jota manuaaliset järjestelmät eivät ole suunniteltu käsittelemään.
Tietyssä vaiheessa tiimit alkavat tuntea kitkaa päivittäisessä työssä. Tietoja säilytetään eri paikoissa, numerot eivät aina täsmää, ja johtajat käyttävät enemmän aikaa tietojen tarkistamiseen kuin niiden perusteella toimimiseen. Yleensä tässä vaiheessa yritykset alkavat etsiä jäsennellympää järjestelmää.
Mitä ERP todellisuudessa tarkoittaa käytännössä
ERP on lyhenne sanoista Enterprise Resource Planning. Yksinkertaisesti sanottuna ERP-järjestelmä on ohjelmisto, joka yhdistää yrityksen tärkeimmät operatiiviset osat yhdeksi yhtenäiseksi alustaksi. Sen sijaan, että hallinnoitaisiin taloutta, toimintoja, varastoa ja sisäisiä prosesseja erikseen, ERP tuo ne yhteen.
ERP:n perusajatuksena on integraatio. Jokainen yrityksen sisäinen toimenpide vaikuttaa useisiin alueisiin. Myynti vaikuttaa liikevaihtoon, kustannuksiin, varastoon ja työmäärään. ERP-järjestelmä heijastaa näitä yhteyksiä automaattisesti ilman manuaalisia päivityksiä.
Sen sijaan, että ERP olisi vain yksi työkalu muiden joukossa, siitä tulee ydinjärjestelmä, jossa yritys toimii päivittäin.
Miksi laskentataulukot ja erilliset työkalut eivät enää riitä yrityksille
Laskentataulukot ovat usein ensimmäinen ratkaisu, jota yritykset käyttävät pysyäkseen järjestyksessä. Ne ovat joustavia, tuttuja ja helppoja aloittaa. Liiketoiminnan kasvaessa laskentataulukoista tulee kuitenkin vaikeampia ylläpitää. Esiin tulee useita versioita, tiedot vanhenevat nopeasti ja virheet yleistyvät.
Erilliset työkalut aiheuttavat samanlaisen ongelman. Kun myynti, talous, varasto ja toiminnot sijaitsevat kukin erillisissä järjestelmissä, tiimit menettävät näkyvyyden. Tietoja on kopioitava paikasta toiseen, mikä lisää virheiden ja viivästysten riskiä.
ERP korvaa tämän hajanaisen rakenteen yhdellä järjestelmällä, jossa tieto kulkee automaattisesti osastojen välillä.
ERP:n rooli taloudenhallinnassa
Yksi ERP-järjestelmän tärkeimmistä toiminnoista on taloudellinen näkyvyys. Monissa kasvavissa yrityksissä taloutta hallinnoidaan erillään toiminnoista. Tämä luo aukkoja todellisuudessa tapahtuvan ja raporttien välillä.
ERP:n avulla taloudelliset tiedot on yhdistetty suoraan operatiiviseen toimintaan. Kun palvelu toimitetaan, tuote myydään tai resurssia käytetään, taloudellinen vaikutus näkyy välittömästi. Näin yritysten omistajat ja johtajat näkevät tarkat liikevaihdot, kustannukset ja kannattavuuden ilman manuaalista täsmäytystä.
Näin ollen päätökset tehdään todellisten tietojen perusteella oletusten sijaan.
Miten ERP tukee päivittäistä toimintaa
ERP-järjestelmät eivät ole vain raportointia varten. Ne tukevat päivittäistä työtä eri tiimeissä. Tehtävät, työnkulut, hyväksynnät ja sisäiset prosessit voidaan jäsentää johdonmukaisella tavalla.
Kun prosesseja standardoidaan, työntekijät tietävät, mitä seuraavaksi tehdä, ilman jatkuvaa selvennystä. Tämä vähentää viivästyksiä, väärinkäsityksiä ja riippuvuutta yksilöllisestä tiedosta.
Ajan myötä tämä rakenne parantaa tehokkuutta ja vähentää operatiivista stressiä.
ERP ja resurssienhallinta
Toinen kriittinen alue, jota ERP käsittelee, on resurssien suunnittelu. Tämä voi sisältää varaston, materiaalit, ajan tai työvoimakapasiteetin yritystyypistä riippuen.
Ilman ERP:tä resurssien suunnittelu perustuu usein arvioihin. ERP:n avulla saatavuutta ja käyttöä seurataan reaaliajassa. Tämä auttaa estämään puutteita, ylivarauksia tai alikäyttöä.
Parempi resurssien suunnittelu vaikuttaa suoraan palvelun laatuun ja asiakastyytyväisyyteen.
ERP vs. CRM: Ymmärrä ero
ERP sekoitetaan usein CRM-järjestelmiin. Vaikka CRM keskittyy asiakassuhteiden, liidien ja myyntiviestinnän hallintaan, ERP kattaa koko yrityksen operatiivisen selkärangan.
Nykyaikaisissa alustoissa CRM-toiminnot sisältyvät usein osana laajempaa ERP-järjestelmää. Näin asiakastoiminta voidaan yhdistää suoraan toimintoihin ja talouteen sen sijaan, että se olisi erillään.
Erityisesti palveluyrityksille tämä yhdistelmä on välttämätön.
Milloin ERP:stä tulee välttämätön
ERP ei ole tarkoitettu vain suurille yrityksille. Monet pienet ja keskisuuret yritykset saavuttavat pisteen, jossa kasvu luo enemmän monimutkaisuutta kuin niiden nykyiset järjestelmät pystyvät käsittelemään.
Merkkejä siitä, että ERP:tä saatetaan tarvita, ovat epäjohdonmukaiset tiedot, toistuvat operatiiviset virheet, taloudellisen selkeyden puute ja voimakas riippuvuus manuaalisesta koordinoinnista.
ERP:n käyttöönotto ennemmin kuin myöhemmin auttaa yrityksiä skaalautumaan menettämättä hallintaa.
Johtopäätös
ERP-järjestelmä tarjoaa rakennetta, jossa monimutkaisuus kasvaa. Se yhdistää talouden, toiminnot ja resurssit yhdeksi ympäristöksi, joka heijastaa yrityksen todellista toimintaa.
Yrityksille, jotka pyrkivät kestävään kasvuun, ERP ei ole tarkoitettu korvaamaan ihmisiä tai strategiaa. Sen tarkoituksena on luoda selkeyttä, vähentää kitkaa ja mahdollistaa parempia päätöksiä.
Kilpailuympäristössä, jossa tehokkuudella ja näkyvyydellä on merkitystä, ERP:stä tulee perusta pitkän aikavälin vakaudelle ja kasvulle.
