ენის სკოლის CRM: საცდელი გაკვეთილები, რეგისტრაცია და შენარჩუნება

ენების სკოლის CRM ეხმარება ენის სკოლებს, რეპეტიტორულ ცენტრებსა და სასაუბრო კლუბებს, მართონ საცდელი გაკვეთილები, რეგისტრაციები, ხელშეკრულების განახლებები და სტუდენტებთან კომუნიკაცია ერთ სივრცეში, რათა ნაკლები პოტენციური სტუდენტი დაიკარგოს საცდელი გაკვეთილის შემდეგ და განახლებები არ იყოს დამოკიდებული ვინმეს მეხსიერებაზე. თუ განაცხადები კვლავ საერთო ელფოსტაში ინახება, საცდელი გაკვეთილების განრიგი ცხრილებშია, ხოლო მასწავლებლები პირადი შეტყობინებებით ითხოვენ გადაუხდელ ინვოისებს, ენების სკოლის CRM თქვენს გუნდს აძლევს თითოეული მოსწავლის გზის საერთო ხედვას. ეს სახელმძღვანელო განკუთვნილია სკოლის მფლობელებისთვის, აკადემიური კოორდინატორებისა და ოფისის მენეჯერებისთვის, რომელთაც სურთ უფრო სავსე ჯგუფები, უფრო მარტივი რეგისტრაციის პროცესი და სტუდენტები, რომლებიც რჩებიან შემდეგი სემესტრისთვის.

მთავარი მიგნებები

• ენების სკოლის CRM აერთიანებს განაცხადებს, საცდელ გაკვეთილებს, რეგისტრაციებს, დასწრების ჩანაწერებს, განახლებებსა და მშობლების თუ სტუდენტების შეტყობინებებს ერთ პროფილში.
• საცდელი გაკვეთილის შემდეგ სწრაფი უკუკავშირი მეტ დაინტერესებულ მოსწავლეს აქცევს გადამხდელ სტუდენტად.
• რეგისტრაციის მკაფიო ძაბრი ისეთი ეტაპებით, როგორიცაა „განაცხადი“, „საცდელი დაჯავშნილია“, „რეგისტრირებულია“ და „განახლების ვადა“, უზრუნველყოფს გაყიდვებისა და აკადემიური გუნდის შეთანხმებულ მუშაობას.
• დაგეგმილი შეხსენებები განახლებაზე და პროგრესის გადამოწმება ამცირებს კურსის ბოლოს სტუდენტების „ჩუმად“ წასვლას.
• დაიწყეთ საცდელი გაკვეთილებითა და რეგისტრაციებით, გაზომეთ კონვერსიისა და განახლების მაჩვენებელი, შემდეგ კი გააფართოვეთ.

რა არის ენების სკოლის CRM?

ენების სკოლის CRM არის პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც მართავს ენის სკოლის ან რეპეტიტორული ცენტრის ურთიერთობების მხარეს: განაცხადებს, საცდელი გაკვეთილების დაჯავშნას, დონის განმსაზღვრელი ტესტის ჩანაწერებს, რეგისტრაციებს, ჯგუფებში გადანაწილებას, გადახდის შეხსენებებს, განახლებებსა და მიმდინარე შეტყობინებებს სტუდენტებთან ან მშობლებთან. ის არ ცვლის თქვენს გაკვეთილის გეგმებს, LMS-ს ან საკლასო ინსტრუმენტებს. ის თვალყურს ადევნებს თითოეულ მოსწავლეს პირველი კონტაქტიდან ხელახალ რეგისტრაციამდე, რათა ადგილები დროულად შეივსოს და კომუნიკაცია იყოს თანმიმდევრული.

ბევრი სკოლა იწყებს ელფოსტით, WhatsApp-ის ჯგუფებითა და სტუდენტების ცხრილით. ეს მუშაობს მაშინ, როცა რამდენიმე ჯგუფი გაქვთ. მაგრამ როგორც კი შესთავაზებთ რამდენიმე ენას, დონესა და ფორმატს (ჯგუფური, ინდივიდუალური, ონლაინ და ინტენსიური) და ტელეფონს რამდენიმე ადამიანი პასუხობს, დეტალები იკარგება. ენების სკოლის CRM მიმღებ კომისიას, ადმინისტრაციასა და კოორდინატორებს აძლევს ერთიან სურათს იმის შესახებ, ვის სჭირდება საცდელი გაკვეთილი, ვინ ელოდება ადგილს და ვის უნდა გაუგრძელდეს ხელშეკრულება მომდევნო თვეს.

სად კარგავენ ენის სკოლები რეგისტრაციებსა და განახლებებს

საცდელი გაკვეთილის შემდეგ ინტერესი ნელდება უკუკავშირის გარეშე

პოტენციური სტუდენტები ხშირად ჯავშნიან საცდელ გაკვეთილებს რამდენიმე სკოლაში. თუ გაკვეთილის შემდეგ არავინ დარეკავს, ან შეთავაზება დღეების შემდეგ მიუვათ, ისინი სხვაგან დარეგისტრირდებიან. პასუხისმგებელი პირისა და იმავე დღის დავალების გარეშე, ცხელი ინტერესი ცივდება.

რეგისტრაციის სტატუსი გაურკვეველია

როდესაც გადახდა, დონის განმსაზღვრელი ტესტის შედეგები და ჯგუფში გადანაწილება სხვადასხვა ადგილას ინახება, გუნდი ვერ ხედავს, ვინ არის რეალურად დარეგისტრირებული, ვის აქვს გადასახდელი და რომელ ჯგუფებშია კვლავ თავისუფალი ადგილები.

განახლებები მეხსიერებაზეა დამოკიდებული

კურსის დასრულების თარიღი სხვადასხვა ჯგუფისთვის სხვადასხვა დროს დგება. შეხსენებების გარეშე, სტუდენტები უბრალოდ წყვეტენ სიარულს, ხოლო ცარიელი ადგილების შემჩნევა გვიანდება, რათა ისინი ხელახლა შეივსოს.

შეტყობინებები არათანმიმდევრულია

განრიგის ცვლილებები, საშინაო დავალების შეხსენებები და გადახდის შეტყობინებები იგზავნება სხვადასხვა ადამიანის მიერ სხვადასხვა არხით. სტუდენტებს გამორჩებათ სიახლეები, ხოლო ოფისს უწევს ერთსა და იმავე კითხვებზე ხელახლა პასუხის გაცემა.

ენების სკოლის CRM vs. ცხრილები vs. მხოლოდ განრიგის ინსტრუმენტი

მთავარი განსხვავება: განრიგის ინსტრუმენტი გეუბნებათ, როდის ტარდება გაკვეთილი, ხოლო CRM მართავს რეგისტრაციის მთლიან პროცესს, რათა საცდელი გაკვეთილები გადაიზარდოს რეგისტრაციაში და სტუდენტებმა გააგრძელონ სწავლა.

ძირითადი სამუშაო პროცესები, რომლებიც ენების სკოლის CRM-ს უნდა ჰქონდეს

განაცხადების მიღება და საცდელი გაკვეთილის დაჯავშნა

დააფიქსირეთ თითოეული განაცხადი ვებსაიტიდან, ტელეფონით, სოციალური ქსელებიდან ან ადგილზე მოსვლით. გააგზავნეთ მყისიერი მადლობის შეტყობინება, ჰკითხეთ ენის, დონისა და სასურველი განრიგის შესახებ და სწრაფად დაჯავშნეთ საცდელი გაკვეთილი. მიანიჭეთ პასუხისმგებელი პირი, რათა ვინმემ იმავე დღეს განახორციელოს უკუკავშირი. ჩვენი სახელმძღვანელო ლიდების მართვის შესახებ განმარტავს, თუ როგორ შეინარჩუნოთ საწყისი ინტერესი.

კონვერსია საცდელი გაკვეთილის შემდეგ

საცდელი გაკვეთილის შემდეგ ჩაწერეთ მასწავლებლის შენიშვნები და ინტერესის დონე. გააგზავნეთ მკაფიო შეთავაზება კურსის ოფციებით, განრიგითა და ფასით. თუ პასუხი არ არის, მოკლე შეხსენება და პირადი დარეკვის დავალება ინარჩუნებს დიალოგს ზეწოლის გარეშე.

რეგისტრაცია და ონბორდინგი

გადახდის დადასტურებისას გადაიყვანეთ სტუდენტი ეტაპზე „დარეგისტრირებულია“, მიანიჭეთ ჯგუფი, გაუზიარეთ პირველი დღის ინფორმაცია და შეაგროვეთ დანაკლისი დოკუმენტები. მისასალმებელი შეტყობინებების სერია ამცირებს პირველი კვირის გაურკვევლობასა და ადრეულ წასვლას.

დასწრების სიგნალები და პროგრესის გადამოწმება

თუ სტუდენტი აცდენს რამდენიმე გაკვეთილს, შექმენით კოორდინატორისთვის მეგობრული გადამოწმების დავალება. კურსის შუა პერიოდში პროგრესის შესახებ შეტყობინებები ოჯახებს აჩვენებს, რომ სკოლა ყურადღებას აქცევს მოსწავლეს და არ არის ორიენტირებული მხოლოდ საფასურის აკრეფაზე.

განახლებები და რეკომენდაციები (რეფერალები)

კურსის დასრულებამდე გააგზავნეთ განახლების შეთავაზება შემდეგი დონის ოპციებით. კმაყოფილ სტუდენტებს შეგიძლიათ სთხოვოთ მეგობრის მოყვანა. განათლების სფეროს მიღმა მომხმარებელთა შენარჩუნების იდეებისთვის იხილეთ მომხმარებლის შენარჩუნების სტრატეგიები. სკოლებმა, რომლებიც ასევე მართავენ უმცროსი ასაკის მოსწავლეების პროგრამებს, შესაძლოა იპოვონ საერთო ნიშნები საბავშვო ბაღის CRM-ის რეგისტრაციის ჩვევებთან, მიუხედავად იმისა, რომ ენის კურსები და სკოლამდელი აღზრდა განსხვავებული ბიზნესებია.

როგორ გამართოთ ენის სკოლის CRM (ეტაპობრივად)

1. განსაზღვრეთ თქვენი მიზნები. დასაწყისისთვის აირჩიეთ ერთი ან ორი მიზანი, მაგალითად, საცდელი გაკვეთილებიდან რეგისტრაციაზე კონვერსიის გაზრდა ან გამოტოვებული განახლებების შემცირება.
2. დააგეგმარეთ თქვენი კურსები და ფორმატები. ჩამოთვალეთ ენები, დონეები, ჯგუფური თუ ინდივიდუალური, ონლაინ თუ დასწრებითი ფორმატები, რათა ფაიფლაინის ველები იყოს მკაფიო.
3. შექმენით რეგისტრაციის ფაიფლაინი. ეტაპების მაგალითი: ახალი მოთხოვნა → საცდელი გაკვეთილი დაჯავშნილია → საცდელი გაკვეთილი დასრულებულია → შეთავაზება გაგზავნილია → დარეგისტრირებულია → განახლების დროა → განახლებულია ან დახურულია.
4. იმპორტირება და კონტაქტების გასუფთავება. გააერთიანეთ დუბლირებული სტუდენტისა და მშობლის ჩანაწერები და მიუთითეთ სასურველი საკონტაქტო პირები და არხები.
5. დაწერეთ მოკლე შაბლონები. მოთხოვნის მადლობის წერილი, საცდელი გაკვეთილის შეხსენება, საცდელის შემდგომი შეთავაზება, მისალმების შეტყობინება, გაცდენის გადამოწმება და განახლების შეხსენება.
6. დაანიშნეთ პასუხისმგებელი პირები. გადაწყვიტეთ, ვინ ჯავშნის საცდელ გაკვეთილებს, ვინ ასრულებს რეგისტრაციებს და ვინ აგვარებს განახლებებს.
7. დააკავშირეთ მოთხოვნების წყაროები. გადაამისამართეთ ვებგვერდის ფორმები და საერთო ელფოსტის ყუთები CRM-ში, რათა არაფერი დაიწყოს ფაიფლაინის მიღმა.
8. მოახდინეთ საცდელი გაკვეთილისა და განახლების შეხსენებების ავტომატიზაცია. დაამატეთ დავალებები პერსონალისთვის, როდესაც შეთავაზებაზე ან განახლებაზე პასუხი არ არის.
9. დაამატეთ მარტივი სეგმენტები. მაგალითად: საცდელ გაკვეთილზე გამოუცხადებლები, აქტიური სტუდენტები დონის მიხედვით, განახლებები მომდევნო 30 დღეში.
10. გადახედეთ ყოველკვირეულად. შეამოწმეთ უპასუხო მოთხოვნები, ღია შეთავაზებები და მომავალი განახლებები, შემდეგ კი შეასწორეთ შაბლონები და დატვირთვა.

თვალსაჩინო მაგალითი: საღამოს ჯგუფების შევსება საცდელი კვირის შემდეგ

ეს არის ჰიპოთეთური სცენარი და არა რეალური სკოლის მონაცემები ან გარანტირებული შედეგი.

წარმოიდგინეთ საშუალო ზომის ენის სკოლა, რომელიც ატარებს საღამოს ჯგუფებს უფროსებისთვის და შაბათ-კვირის გაკვეთილებს ბავშვებისთვის. საცდელი გაკვეთილები იჯავშნებოდა საერთო კალენდარში, ხოლო მიღების კოორდინატორი უკავშირდებოდა მათ, როცა ცარიელი დრო ჰქონდა. CRM ფაიფლაინზე გადასვლის შემდეგ, თითოეული საცდელი გაკვეთილი ქმნის იმავე დღის შეხსენების დავალებას, მასწავლებლები ამატებენ მოკლე ჩანაწერს დონესა და მოტივაციაზე, ხოლო უპასუხო შეთავაზებები იღებენ შეხსენებას ორი დღის შემდეგ. კურსის დასრულებამდე ოცდაათი დღით ადრე, განახლების შეტყობინებები იგზავნება სეგმენტების მიხედვით, შემდეგი დონის შეთავაზებებით. პოპულარულ საღამოს ჯგუფებში თავისუფალი ადგილები პირველ რიგში სთავაზობენ მომლოდინეთა სიაში მყოფ პირებს, რომლებიც უკვე შენახულია CRM-ში. საკლასო სწავლება რჩება სკოლის ჩვეულებრივ ინსტრუმენტებში; CRM აწესრიგებს კომერციულ პროცესს ამ გაკვეთილების გარშემო.

როგორ გავაკეთოთ ეს Lua CRM-ში

Lua CRM ენის სკოლებს აძლევს ერთიან სივრცეს პოტენციური კლიენტებისთვის, სტუდენტებისთვის, ფაიფლაინებისთვის, შეტყობინებებისა და გუნდის დავალებებისთვის.

სტუდენტისა და ოჯახის პროფილები

შეინახეთ კონტაქტები, კურსების ისტორია, საცდელი გაკვეთილის ჩანაწერები, გადასახადები და შეტყობინებები ერთ ბარათზე, პასუხისმგებელი პირის მკაფიო მითითებით.

ფაიფლაინები და ავტომატიზაციები

შექმენით ფაიფლაინები საცდელი გაკვეთილებისა და განახლებებისთვის და თითოეულ ეტაპს მიაბით ავტომატიზაციები. იხილეთ CRM ავტომატიზაცია ეტაპობრივი სამუშაო პროცესებისთვის.

დავალებები და გუნდური გადაბარება

გადაეცით დაინტერესებული პირი მიღების განყოფილებიდან კოორდინატორს პირადი ჩატის კონტექსტის დაკარგვის გარეშე.

სეგმენტები და კამპანიები

მოიწვიეთ შესაბამისი სტუდენტები ინტენსიურ კურსებზე, გამოცდების მომზადებასა ან ახალი ჯგუფების დაწყებაზე. მომხმარებელთა სეგმენტაცია გეხმარებათ მიზნობრივ კომუნიკაციაში, ყველა კონტაქტისთვის ერთნაირი შეტყობინების გაგზავნის გარეშე.

მეტრიკები, რომლებიც უნდა ადევნოთ თვალი

მოთხოვნიდან საცდელ გაკვეთილზე გადასვლის მაჩვენებელი

დაჯავშნილი საცდელი გაკვეთილები ÷ ახალი მოთხოვნები გარკვეულ პერიოდში.

საცდელი გაკვეთილიდან რეგისტრაციაზე გადასვლის მაჩვენებელი

რეგისტრაციები ÷ დასრულებული საცდელი გაკვეთილები, კურსისა და წყაროს მიხედვით.

პირველ პასუხამდე დრო

საშუალო დრო მოთხოვნიდან პირველ შინაარსიან პასუხამდე.

განახლების მაჩვენებელი

სტუდენტები, რომლებიც ანახლებენ ან აგრძელებენ სწავლას ÷ სტუდენტები, რომლებსაც კურსი დაუმთავრდათ ამ პერიოდში.

ღია შეთავაზებები და მომავალი განახლებები

იმ საკითხების ყოველკვირეული რაოდენობა, რომლებიც ჯერ კიდევ საჭიროებენ მოქმედებას. შეფასების მეტი იდეისთვის იხილეთ ჩვენი CRM KPI-ების სია.

ხშირად დასმული შეკითხვები

დასკვნა

სავსე საკლასო ოთახი იწყება კარგად მართული რეგისტრაციის პროცესით. ენის სკოლის CRM აერთიანებს საცდელ გაკვეთილებს, რეგისტრაციებს, განახლებებსა და სტუდენტებთან კომუნიკაციას, რათა თქვენმა გუნდმა უპასუხოს უფრო სწრაფად, შეივსოს ადგილები ადრეულ ეტაპზე და შეინარჩუნოს სტუდენტები შემდეგი სემესტრისთვის. დაიწყეთ ერთი ფაიფლაინით, გაზომეთ საცდელი გაკვეთილების კონვერსია და განახლების მაჩვენებელი, შემდეგ კი გააუმჯობესეთ ყოველთვიურად.

საკითხის უფრო ღრმად შესასწავლად, მიჰყევით პრაქტიკულ CRM-ის დანერგვის გეგმას, გაიგეთ, როგორ მოახდინოთ ბიზნესის სამუშაო პროცესების ავტომატიზაცია და გაეცანით მომხმარებლის სასიცოცხლო ციკლის მართვას, რათა შეინარჩუნოთ ჯანსაღი ურთიერთობები პირველივე მოთხოვნიდან მომხმარებელთა ხანგრძლივ შენარჩუნებამდე.