.webp)
Keeltekooli CRM aitab keeltekoolidel, eraõppekeskustel ja vestlusklubidel hallata proovitunde, registreerimisi, pikendamisi ja õppijate suhtlust ühes kohas, et vähem huvilisi kaoks pärast proovitundi ja vähem pikendamisi sõltuks kellegi mälust. Kui päringud seisavad ikka ühises sisendkaustas, proovitundide graafikud on tabelarvutuslehel ja õpetajad ajavad tasumata arveid taga isiklike sõnumitega, annab keeltekooli CRM teie meeskonnale ühise ülevaate iga õppija teekonnast. See juhend on mõeldud kooliomanikele, õppekoordinaatoritele ja büroojuhtidele, kes soovivad täielikumaid rühmi, sujuvamat registreerimist ja õppijaid, kes jäävad ka järgmiseks semestriks.
Peamised järeldused
- Keeltekooli CRM ühendab ühele profiilile päringud, proovitunnid, registreerimised, osalemisemärkmed, pikendamised ning vanemate või õppijate sõnumid.
- Kiire järeltegevus pärast proovitundi muudab rohkem huvitatud õppijaid maksvateks õpilasteks.
- Selge registreerimisprotsess etappidega nagu Päring, Proovitund broneeritud, Registreeritud ja Pikendamise tähtaeg hoiab müügi- ja õppetöö meesknnad ühel nõul.
- Plaanitud pikendamismeeldetuletused ja edenemise kontrollid vähendavad vaikset väljalangevust kursuse lõpus.
- Alustage proovitundidest ja registreerimistest, mõõtke konversiooni ja pikendamismäära ning seejärel laiendage.
Mis on keeltekooli CRM?
Keeltekooli CRM on tarkvara, mis haldab keeltekooli või eraõppekeskuse kliendisuhete poolt: päringuid, proovitundide broneeringuid, tasemetestide märkmeid, registreerimisi, rühmadesse määramist, tasumeeldetuletusi, pikendamisi ning jooksvaid sõnumeid õppijatele või vanematele. See ei asenda teie tunnikavasid, õpihaldussüsteemi (LMS) ega klassiruumitööriistu. See jälgib iga õppijat esimesest kontaktist kuni uuesti registreerimiseni, et kohad täituksid õigeaegselt ja suhtlus püsiks järjepidev.
Paljud koolid alustavad e-posti, WhatsAppi gruppide ja õpilaste tabelarvutuslehega. See toimib seni, kuni käimate mõnda üksikut rühma. Kui pakute juba mitut keelt, taset ja formaati (rühmakoolitus, eraõpe, veebikoolitus ja intensiivõpe) ning telefonile vastab mitu inimest, hakkavad detailid kaotsi minema. Keeltekooli CRM annab vastuvõtule, sekretäridele ja koordinaatoritele ühesuguse pildi sellest, kes vajab proovitundi, kes ootab kohta ja kes peaks järgmisel kuul õpet pikendama.
Kus keeltekoolid kaotavad registreerimisi ja pikendamisi
Huviliste huvi jahtub ilma järeltegevuseta
Potentsiaalsed õppijad broneerivad sageli proovitunde rohkem kui ühes koolis. Kui keegi pärast tundi ei helista või pakkumine saabub päevi hiljem, registreeruvad nad mujale. Ilma vastutaja ja samal päeval tehtava ülesandeta jahtub soe huvi kiiresti.
Registreerimise olek on ebaselge
Kui makse, tasemetestide tulemused ja rühma määramine asuvad eri kohtades, ei näe meeskond, kes on tegelikult registreeritud, kes võlgneb veel tasu ja millistes rühmades on veel vabu kohti.
Pikendamised sõltuvad mälust
Kursuste lõppkuupäevad saabuvad eri rühmadel eri aegadel. Ilma meeldetuletusteta lõpetavad õppijad vaikselt kohalkäimise ja tühje kohti märgatakse liiga hilja, et neid uuesti täita.
Sõnumid on ebajärjekindlad
Ajakava muudatused, kodutööde meeldetuletused ja tasuteated tulevad eri inimestelt eri kanalite kaudu. Õppijad jäävad uuendustest ilma ning büroo vastab ikka ja jälle samadele küsimustele.
Keeltekooli CRM vs tabelarvutuslehed vs pelgalt tunniplaanitööriist
| Võimekus | Tabelarvutusleht + sisendkaust | Pelgalt tunniplaanitööriist | Keeltekooli CRM |
|---|---|---|---|
| Ühtne õppija või pere profiil | Osaline | Piiratud | Jah |
| Päring → proovitund → registreerimine müügitoru | Käsitsi | Ei | Etapid, vastutajad ja ülesanded |
| Proovitunni meeldetuletused ja proovitunnijärgne järeltegevus | Vajaduspõhine | Tavapärased tunni meeldetuletused | Automatiseeritud tegevusahelad |
| Pikendamise ja tasude meeldetuletused | Sõltub mälust | Harva | Jah |
| Segmenteeritud pakkumised taseme või kursuse kaupa | Käsitsi nimekirjad | Ei | Jah |
| Meeskonna ülevaade vastuvõtu ja õppetöö vahel | Ei | Piiratud | Jah |
| Aruandlus proovitundide konversiooni ja pikendamiste kohta | Käsitsi loendamine | Põhiline osaluskontroll | Töölauad kursuse ja allika kaupa |
Peamine erinevus: tunniplaanitööriist ütleb teile, millal tund toimub, samas kui CRM haldab kogu registreerimissuhet, et proovitunnid muutuksid registreerumisteks ja õppijad pikendaksid õpet.
Peamised töövoogude protsessid, mida keeltekooli CRM peaks toetama
Päringute püüdmine ja proovitunni broneerimine
Registreerige iga päring veebilehelt, telefonilt, sotsiaalmeediast või kohapeal tulles. Saatke kohene tänuavaldus, küsige keelt, taset ja eelistatud ajakava ning broneerige kiiresti proovitund. Määrake vastutaja, et keegi teeks järeltegevuse samal päeval. Meie juhend müügivihjete haldamise kohta selgitab, kuidas hoida varajast huvi liikumises.
Proovitunnijärgne konversioon
Pärast proovitundi fikseerige õpetaja märkmed ja huvitase. Saatke selge pakkumine koos kursuse valikute, ajakava ja hinnaga. Kui vastust ei tule, hoiab lühike meeldetuletus ja isikliku kõne ülesanne vestlust elus ilma survet avaldamata.
Registreerimine ja sisseelamine
Kui makse on kinnitatud, liigutage õppija staatusesse Registreeritud, määrake rühm, jagage esimese päeva infot ja koguge puuduvad dokumendid. Tervitustegevuste ahel vähendab esimese nädala segadust ja varajast väljalangevust.
Osalemissignaalid ja edenemise kontrollid
Kui õppija puudub mitmest tunnist, looge koordinaatorile sõbralik kontrolliülesanne. Kursusekesksed edenemissõnumid näitavad peredele, et kool pöörab tähelepanu, mitte ei kogu ainult tasusid.
Pikendamised ja soovitused
Enne kursuse lõppemist saatke pikendamise pakkumine koos järgmise taseme valikutega. Rahulolevaid õpilasi saab kutsuda sõpra soovitama. Haridussektorist kaugemale ulatuvate hoidmisideede saamiseks vaadake artiklit kliendi hoidmise strateegiad. Koolid, kus pakutakse ka nooremate õppurite programme, võivad leida kattuvusi lasteaia CRM-i vastuvõtuharjumustega, ehkki keelekursused ja koolieelne lastehoid on erinevad valdkonnad.
Kuidas seadistada keeltekooli CRM-i (samm-sammult)
- Määratlege oma eesmärgid. Alustuseks valige üks või kaks, näiteks kõrgem proovitunnilt registreerumisele ülemineku määr või vähem vahele jäänud pikendamisi.
- Kaardistage oma kursused ja formaadid. Pange kirja keeled, tasemed, rühmatunnid vs eraõpe ning veebi- vs kontaktõpe, et müügitoru väljad oleksid selged.
- Ehitage registreerimise müügitoru. Näidissetapid: Uus päring → Proovitund broneeritud → Proovitund tehtud → Pakkumine saadetud → Registreerunud → Pikendamise tähtaeg → Pikendatud või Suletud.
- Impordige ja puhastage kontaktid. Ühendage dubleerivad õpilaste ja vanemate kirjed ning märkige ära eelistatud kontaktisik ja kanal.
- Kirjutage lühikesed mallid. Päringu tänuavaldus, proovitunni meeldetuletus, proovitunni-järgne pakkumine, tervitussõnum, puudumise kontroll ja pikendamise meeldetuletus.
- Määrake vastutajad. Otsustage, kes broneerib proovitunde, kes viib registreerumised lõpule ja kes tegeleb pikendamistega.
- Ühendage päringute allikad. Suunake veebisaidi vormid ja ühised sisendkaustad CRM-i, et miski ei algaks väljaspool müügitoru.
- Automatiseerige proovitunni ja pikendamise meeldetuletused. Lisage töötajatele ülesandeid, kui pakkumisele või pikendamisele ei ole vastatud.
- Lisage lihtsad segmendid. Näiteks: proovitunnile ilmumata jätnud, aktiivsed õpilased taseme järgi, pikendamised järgmise 30 päeva jooksul.
- Vaadake iganädalaselt üle. Kontrollige vastamata päringuid, avatud pakkumisi ja tulevasi pikendamisi ning kohandage seejärel malle ja mahtu.
Illustreeriv näide: õhtuste rühmade täitmine pärast proovinädalat
Tegemist on hüpoteetilise stsenaariumiga, mitte päriskooli andmete või garanteeritud tulemusega.
Kujutage ette keskmise suurusega keeltekooli, kus toimuvad õhtused täiskasvanute rühmad ja nädalavahetuse lastekursused. Proovitunde broneeriti ühises kalendris ning vastuvõtukoordinaator tegeles järeltegevustega siis, kui tal oli aega. Pärast CRM-i müügitorule üleminekut loob iga proovitund samaks päevaks järeltegevuse ülesande, õpetajad lisavad lühikese märkuse taseme ja motivatsiooni kohta ning vastamata pakkumised saavad meeldetuletuse kahe päeva pärast. Kolmkümmend päeva enne kursuse lõppu saadetakse pikendamissõnumid segmentide kaupa koos järgmise taseme soovitustega. Vabu kohti populaarsetes õhtustes rühmades pakutakse esmalt ootenimekirjas olevatele päringutele, mis on juba CRM-is salvestatud. Klassiruumis toimuv õppetöö jääb kooli tavapärastesse tööriistadesse; CRM korraldab nende kursuste ümber toimuvat ärilist teekonda.
Kuidas seda teha Lua CRM-is
Lua CRM annab keeltekoolidele ühe koha potentsiaalsete klientide, õpilaste, müügitorude, sõnumite ja tiimi ülesannete jaoks.
Õpilaste ja perede profiilid
Hoidke kontaktid, kursuste ajalugu, proovitundide märkmed, tasud ja sõnumid ühel kaardil koos selge vastutajaga.
Müügitorud ja automatiseerimised
Looge müügitorud proovitundide ja pikendamiste jaoks ning lisage igale etapile automatiseerimised. Etapipõhiste töövoogude kohta lugege artiklist CRM-i automatiseerimine.
Ülesanded ja tiimisisesed üleandmised
Andke soe proovitund vastuvõtust koordinaatorile üle ilma, et kaotaksite isiklikus vestluses konteksti.
Segmendid ja kampaaniad
Kutsuge õiged õppurid intensiivkursustele, eksamiteks ettevalmistumisele või uute rühmade alustamisele. Kliendi segmentimine aitab teil sihtida ilma, et peaksite saatma kõigile kontaktidele ühesuguseid sõnumeid.
Mõõdikud, mida jälgida
Päringutest proovitunnini jõudmise määr
Broneeritud proovitunnid ÷ uued päringud perioodil.
Proovitunnilt registreerumiseni jõudmise määr
Registreerumised ÷ toimunud proovitunnid, kursuse ja allika kaupa.
Aeg esimese vastuseni
Keskmine aeg päringust esimese sisulise vastuseni.
Pikendamise määr
Õpilased, kes pikendavad või jätkavad ÷ õpilased, kelle kursus perioodil lõppes.
Avatud pakkumised ja tulevased pikendamised
Iganädalane arv kirjetest, mis vajavad veel tegutsemist. Täiendavate mõõtmisideede saamiseks vaadake meie nimekirja: CRM-i võtmenäitajad (KPI-d).
Korduma kippuvad küsimused
Ei. Õppeplatvormid toetavad tunde ja materjale. CRM haldab päringuid, proovitunde, registreerumisi, pikendamisi ja nendega seotud suhtlust.
Jah. Kasutage vanuserühmade ja formaatide jaoks silte või eraldi müügitorusid ning salvestage nooremate õppurite puhul peamiseks kontaktiks lapsevanem.
Märkige tulemus ja soovitatud tase pärast proovitundi või testi õpilase profiilile ning lisage seejärel sobiv kursuse pakkumine.
Jah. Väikesed tiimid kaotavad kõige rohkem, kui proovitund ununeb või pikendamine hilineb. Lihtne müügitoru kaitseb piiratud õpetamisvõimsust.
Tavaline päringute ja proovitundide müügitoru koos mõne malliga võib sageli olla valmis mõne päevaga. Pikendamisjärjestusi ja segmente saab lisada samm-sammult.
Kokkuvõte
Täis klassiruum saab alguse hästi juhitud registreerimisteekonnast. Keeltekooli CRM toob proovitunnid, registreerumised, pikendamised ja õpilassuhtluse kokku ühte kohta, et teie tiim vastaks kiiremini, täidaks kohad varem ning hoiaks õppureid ka järgmiseks perioodiks. Alustage ühest müügitorust, mõõtke proovitunni konversiooni ja pikendamise määra ning täiustage protsessi iga kuu.
Edasi liikumiseks järgige praktilist CRM-i juurutusplaani, õppige, kuidas automatiseerida äritöövooge, ning tutvuge kliendi elutsükli juhtimisega, et hoida kliendisuhteid tugevatena alates esimesest päringust kuni pikaajalise püsimiseni.
.webp)
