მომსახურების ბიზნესი ფუნქციონირებს უაღრესად დინამიკურ გარემოში. მომხმარებელთა მოთხოვნები მუდმივად შემოდის, გუნდები მართავენ გადაფარებულ პროექტებს, გრაფიკები ყოველდღიურად იცვლება, ინვოისები დროულად უნდა გენერირდეს და მენეჯერებს სჭირდებათ რეალურ დროში ინფორმაცია მუშაობის შესახებ. ზრდის ადრეულ ეტაპებზე, ეს აქტივობები ხშირად კოორდინირებულია ხელით ელფოსტით, ცხრილებით, შეტყობინებების ხელსაწყოებით და სპეციალური შეხვედრებით.
თუმცა, მოცულობის ზრდასთან ერთად, ეს მიდგომა ხდება მყიფე. თანამშრომლები საათებს ხარჯავენ ინფორმაციის მოძიებაში, დამტკიცებები ანელებს მიწოდებას და ლიდერები კარგავენ ნდობას პროგნოზებისა და ანგარიშების მიმართ. ის, რაც ოდესღაც მოქნილად იგრძნობოდა, ქაოსურად იწყებს შეგრძნებას.
სამუშაო პროცესების ავტომატიზაცია ცვლის ამ მყიფე სახელმძღვანელო გადაცემებს სტრუქტურირებული, სისტემაზე ორიენტირებული პროცესებით. ნაცვლად იმისა, რომ დაეყრდნონ მეხსიერებას ან ინდივიდუალურ დისციპლინას, კომპანიები ლოგიკას ათავსებენ თავიანთ პლატფორმებში, რათა სამუშაო ავტომატურად პროგრესირებდეს. ქვემოთ მოცემულია ავტომატიზაციის თორმეტი იდეა, რომელსაც თანამედროვე სერვისის ორგანიზაციები იყენებენ მარჟების დასაცავად, პროდუქტიულობის გასაზრდელად და თავდაჯერებულად გასაზრდელად.
1. ლიდერების მოპოვება და მარშრუტიზაცია
ავტომატიზაციას შეუძლია შეაგროვოს მოთხოვნები ვებსაიტებიდან, სადესანტო გვერდებიდან, რეკლამებიდან, ელფოსტიდან და ჩეთის ვიჯეტებიდან და მყისიერად შექმნას ჩანაწერები სისტემის შიგნით. შემდეგ ლიდერები მიმართულნი არიან სწორ გამყიდველთან ან გუნდთან გეოგრაფიის, მომსახურების ტიპის, დატვირთვის ან მომხმარებელთა სეგმენტის მიხედვით.
ეს ხელს უშლის მოთხოვნების დავიწყებას და ამცირებს რეაგირების დროს, რაც პირდაპირ აუმჯობესებს კონვერტაციის მაჩვენებლებს. მენეჯერები ასევე იძენენ გამჭვირვალობას მილსადენის ნაკადში ხელით მონაცემების შეყვანის გარეშე.
2. შემდგომი გეგმის შედგენა
წინადადებების გაგზავნის ან შეხვედრების დასრულების შემდეგ, სისტემებს შეუძლიათ ავტომატურად შექმნან შემდგომი ამოცანები, შეხსენებები და ვადები. ელფოსტის დაგეგმვა შესაძლებელია წინასწარ და შეტყობინებები გამოჩნდება პასუხისმგებელი გუნდის წევრისთვის.
ეს ხსნის მეხსიერებაზე დამოკიდებულებას და უზრუნველყოფს პერსპექტივებთან თანმიმდევრულ კონტაქტს, მაშინაც კი, როდესაც გუნდები დაკავებულნი არიან ან ხდება ბრუნვა.
3. წინადადებებისა და კონტრაქტების გენერირება
მას შემდეგ, რაც შესაძლებლობა მიაღწევს გარკვეულ ეტაპს, ავტომატიზაციას შეუძლია შექმნას წინადადებები ან კონტრაქტები შაბლონებიდან, კლიენტის დეტალების, ფასების და მოცულობის პირდაპირ ჩანაწერებიდან ამოღებით.
ეს ამცირებს მომზადების დროს, ახდენს დოკუმენტების სტანდარტიზებას და ამცირებს შეცდომების ან დაკარგული პუნქტების რისკს.
4. პროექტის წამოწყების შექმნა
გარიგების მოგებამ შეიძლება ავტომატურად გამოიწვიოს პროექტის შექმნა, წინასწარ განსაზღვრული ამოცანების სიების შევსება, ნაგულისხმევი როლების მინიჭება და ეტაპების დაგეგმვა. მიწოდება იწყება დაუყოვნებლივ გაყიდვებისა და ოპერაციების კოორდინაციის მოლოდინის გარეშე.
ეს გადაცემა არის ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული ავარიის წერტილი მზარდი სერვისის ბიზნესში. ავტომატიზაცია უზრუნველყოფს უწყვეტობას.
5. ამოცანების განაწილება როლის მიხედვით
წესებს შეუძლიათ ამოცანების განაწილება ინჟინრებისთვის, კონსულტანტებისთვის, დიზაინერებისთვის ან ტექნიკოსებისთვის უნარების ნაკრების, სერთიფიკატების, ხელმისაწვდომობის ან დატვირთვის მიხედვით.
დაბალანსებული განაწილება ხელს უშლის გადაწვას, ამცირებს უმოქმედო სიმძლავრეს და ხელს უწყობს მიწოდების პროგნოზირებადი ვადების შენარჩუნებას.
6. დამტკიცების სამუშაო პროცესები
ფასდაკლებებს, შესყიდვების მოთხოვნებს, ბიუჯეტის ცვლილებებს და მოცულობის კორექტირებას შეუძლიათ დაიცვან ავტომატური დამტკიცების ჯაჭვები. მენეჯერები იღებენ შეტყობინებებს, გადაწყვეტილებები აღირიცხება და ესკალაცია ხდება ვადების გასვლის შემთხვევაში.
ეს ხსნის ელ.ფოსტის შეფერხებებს და უზრუნველყოფს ფინანსურ და საოპერაციო დისციპლინას კომპანიის ზრდასთან ერთად.
7. დროის თვალყურის დევნება და ხარჯების განაწილება
თანამშრომლების საათები, რომლებიც აღირიცხება პროექტების მიმართ, შეუძლიათ ავტომატურად განაახლონ ბიუჯეტები, გამოყენების მეტრიკა და მომგებიანობის დაფები. მასალების გამოყენება და ქვეკონტრაქტორების ხარჯები შეიძლება დაემატოს რეალურ დროში.
იმის ნაცვლად, რომ თვის ბოლომდე დაველოდოთ მარჟის პრობლემების აღმოჩენას, ლიდერებს შეუძლიათ ჩაერიონ, სანამ პროექტები ჯერ კიდევ აქტიურია.
8. ინვოისის შექმნა და გადახდის შეხსენებები
ეტაპების დასრულების ან საათების დამტკიცებისას, ინვოისების გენერირება შესაძლებელია ავტომატურად და გაეგზავნოს მომხმარებლებს. გადახდის შეხსენებები მიჰყვება წინასწარ განსაზღვრულ გრაფიკს დაგვიანებული გადახდების შესამცირებლად.
ეს იცავს ფულადი სახსრების ნაკადს და ამცირებს ფინანსურ გუნდებზე დაკისრებულ ადმინისტრაციულ ტვირთს.
9. მომხმარებლის სტატუსის განახლებები
კლიენტებს შეუძლიათ მიიღონ პროგრესის ავტომატური შეტყობინებები, შეხვედრის დადასტურებები, მიწოდების გაფრთხილებები და გამოხმაურების მოთხოვნები.
გამჭვირვალე კომუნიკაცია აუმჯობესებს ნდობას, ამცირებს შემომავალი მხარდაჭერის კითხვებს და ქმნის უფრო პროფესიონალურ მომსახურების გამოცდილებას.
10. გამონაკლისი გაფრთხილებები
ავტომატიზაციას შეუძლია აკონტროლოს ვადები, ბიუჯეტები, დატვირთვის ზრდა ან შეჩერებული დამტკიცებები და აცნობოს მენეჯერებს პრობლემების გამწვავებამდე.
ეს ადრეული გაფრთხილებები ეხმარება ორგანიზაციებს კურსის გამოსწორებაში დაზიანების შემდეგ რეაგირების ნაცვლად.
11. შესრულების ანგარიშგება
დაფები მუდმივად განახლდება KPI-ებით, როგორიცაა შემოსავალი, მილსადენის ღირებულება, გამოყენების მაჩვენებლები, პროექტის მიწოდების სიჩქარე და ბილინგის სტატუსი.
ლიდერობა აღარ ელოდება ყოველთვიურ ცხრილებს. გადაწყვეტილებები მიიღება ცოცხალი მონაცემების გამოყენებით.
12. ახალი თანამშრომლების ბორტზე აყვანა
დაქირავება იწვევს ბორტზე აყვანის სამუშაო პროცესებს, რომლებიც ანიჭებენ სასწავლო ამოცანებს, უზრუნველყოფენ სისტემაზე წვდომას, გეგმავენ შეხვედრებს და აკონტროლებენ პროგრესს.
ეს ამცირებს ამაღლების დროს და უზრუნველყოფს თანმიმდევრულ სტანდარტებს გუნდებსა და ადგილებზე.
დასკვნა
სამუშაო პროცესების ავტომატიზაცია არ არის ხალხის ჩანაცვლება. საუბარია ხახუნის აღმოფხვრაზე, რომელიც ხელს უშლის გამოცდილ გუნდებს საუკეთესო სამუშაოს შესრულებაში. განმეორებადი მოქმედებების სისტემატიზაციით, მომსახურების ბიზნესი ქმნის თანმიმდევრულობას, სიჩქარეს და ფინანსურ კონტროლს.
ორგანიზაციები, რომლებიც ინვესტიციებს ახორციელებენ ავტომატიზაციაში ადრეულ ეტაპზე, თავს არიდებენ ქაოსს, რომელიც ხშირად ახლავს ზრდას. პროცესები შეუფერხებლად ფართოვდება. ანგარიშგება ხდება სანდო. თანამშრომლები კონცენტრირდებიან ღირებულების მიწოდებაზე და არა სისტემების კოორდინაციაზე.
კონკურენტულ სერვისების ბაზრებზე, კარგად შემუშავებული სამუშაო პროცესები აღარ არის ფუფუნება. ისინი არის საფუძველი, რომელიც საშუალებას აძლევს კომპანიებს მდგრადად გაიზარდონ, დაიცვან მარჟები და მოემსახურონ მომხმარებლებს მაღალი სტანდარტით წლიდან წლამდე.
