Teenindusettevõtted mõõdavad produktiivsust sageli pingutuse järgi. Pikad tööpäevad, täis kalendrid ja pidev tegevus on justkui tulemuslikkuse näitajad. Ometi teevad paljud meeskonnad iga päev kõvasti tööd, kuid ei suuda stabiilselt tulemusi saavutada.

Probleem ei ole motivatsioonis ega oskustes. Produktiivsuse probleemid tulenevad tavaliselt puuduvast struktuurist. Kui töö tugineb süsteemide asemel individuaalsele pingutusele, muutub tulemus ettearvamatuks.

Tõeline produktiivsus teenindusettevõtetes luuakse läbimõeldult, mitte meeskondi kiiremini tööle sundides.

Pingutus ei võrdu tulemusega

Hõivatud meeskonnad ei ole alati produktiivsed meeskonnad. Koosolekud, sõnumid, uuendused ja koordineerimine võtavad aega, viimata tööd edasi. Kui pingutus on hajutatud, kannatavad tulemused.

Teenuste osutamine nõuab keskendumist ja järjepidevust. Katkestused rikuvad hoo ja pidev ümberlülitumine vähendab kvaliteeti. Isegi kogenud spetsialistid kaotavad tõhususe ilma kaitstud sooritusajata.

Produktiivsus paraneb, kui süsteemid vähendavad ebavajalikku tööd.

Konteksti vahetamine on varjatud produktiivsuse tapja

Teenindusmeeskonnad tegelevad samaaegselt mitme kliendi, projekti ja prioriteediga. Ilma struktuurita hüppavad inimesed pidevalt ülesannete vahel. Iga vahetusega kaasneb kognitiivne kulu.

Aja jooksul tekitab see väsimust ja vähendab täpsust. Ülesanded võtavad kauem aega mitte seetõttu, et need on rasked, vaid kuna fookus on killustunud.

Selged töövood ja prioriteedid vähendavad ümberlülitumist ja kaitsevad tähelepanu.

Käsitsi koordineerimine aeglustab edenemist

Kui koordineerimine sõltub sõnumitest ja meeldetuletustest, tekib töös sageli pause. Inimesed ootavad kinnitust, selgitust või heakskiitu.

Need pausid kuhjuvad. Projektid liiguvad aeglaselt isegi siis, kui kõik reageerivad kiiresti. Produktiivsus langeb mitte tegevusetuse, vaid ootamise tõttu.

Koordineerimist automatiseerivad süsteemid hoiavad töö liikumises.

Nähtavus võimaldab teha paremaid otsuseid

Produktiivsus paraneb, kui meeskonnad näevad tervikpilti. Teadmine, mis on kõige olulisem, mis on takistatud ja mis on lõpetatud, vähendab kõhklusi.

Ilma nähtavuseta inimesed oletavad. Oletamine viib ümbertegemise, dubleeritud pingutuste ja tähelepanuta jäänud prioriteetideni.

Jagatud nähtavus viib pingutused tulemustega vastavusse.

Standardiseerimine vähendab kognitiivset koormust

Korduvat tööd ei pea uuesti leiutama. Kui protsessid on standardiseeritud, kulutavad meeskonnad vähem aega otsustamisele, kuidas asju teha, ja rohkem aega nende tegemisele.

Mallid, kontrollnimekirjad ja korratavad töövood vabastavad vaimset ressurssi. See suurendab kiirust kvaliteeti vähendamata.

Standardiseerimine toetab loovust, eemaldades ebavajalikud otsused.

Süsteemid toetavad jätkusuutlikku produktiivsust

Kõrge tulemuslikkus ei saa tugineda pidevale survele. Läbipõlemine vähendab aja jooksul produktiivsust. Süsteemid loovad järjepidevuse, mis kaitseb meeskondi kiiretel perioodidel.

Kui töö on struktureeritud, taastuvad meeskonnad nõudluse tippudest kiiremini. Produktiivsus püsib stabiilsena, selle asemel et stressi all kokku variseda.

Jätkusuutlik produktiivsus tuleneb süsteemidest, mis neelavad endasse keerukuse.

Kokkuvõte

Produktiivsus teenindusettevõtetes ei tähenda rohkem töötamist. See tähendab süsteemide loomist, mis vähendavad takistusi, kaitsevad keskendumisvõimet ja viivad pingutused tulemustega vastavusse.

Kui produktiivsust toetab struktuur, saavutavad meeskonnad vähema stressiga rohkem. Süsteemid asendavad kaose ning tulemuslikkus muutub kangelasliku asemel prognoositavaks.