მომსახურების სფეროს ბიზნესი მნიშვნელოვნად არის დამოკიდებული განმეორებად სამუშაოზე. იქმნება ამოცანები, პროექტები გადიან მსგავს ეტაპებს, კლიენტები იღებენ რეგულარულ განახლებებს და შიდა კოორდინაცია ნაცნობ პატერნებს მიჰყვება. მიუხედავად იმისა, რომ თითოეული სიტუაცია შეიძლება უნიკალური ჩანდეს, სამუშაოს დიდი ნაწილი ყოველდღიურად მეორდება.
როდესაც განმეორებადი სამუშაო ხელით სრულდება, სანდოობა დამოკიდებულია მეხსიერებაზე, ყურადღებასა და ძალისხმევაზე. დროთა განმავლობაში, ეს მიდგომა ქმნის არათანმიმდევრულობას. ხდება ნაბიჯების გამოტოვება, გვიანდება შემდგომი კონტროლი და ხარისხი მერყეობს იმის მიხედვით, თუ ვინ არის ჩართული.
ავტომატიზაცია ცვლის ამ დინამიკას განმეორებადი ქმედებების სისტემებად გარდაქმნით, რომლებიც თანმიმდევრულად მუშაობენ, სამუშაო დატვირთვისა თუ წნეხის მიუხედავად.
სტრუქტურის გარეშე გამეორება რისკს ქმნის
განმეორებადი ამოცანები ხშირად უწყინარი ჩანს. განახლებების გაგზავნა, ამოცანების მინიჭება, მსგავსი დოკუმენტების მომზადება ან დამტკიცებებზე შემდგომი კონტროლი მართვადი ჩანს, როდესაც სათითაოდ სრულდება. თუმცა, სტრუქტურის გარეშე გამეორება ზრდის შეცდომის ალბათობას.
მოცულობის ზრდასთან ერთად, მცირე შეცდომები ხშირდება. გამოტოვებული ნაბიჯები, დავიწყებული ამოცანები და დაგვიანებული პასუხები იწყებს გავლენის მოხდენას მიწოდებაზე და კლიენტის ნდობაზე.
ავტომატიზაცია ამცირებს ამ რისკს იმის უზრუნველყოფით, რომ განმეორებადი ქმედებები ყოველთვის ერთსა და იმავე გზას მიჰყვება.
სისტემები აქრობენ მეხსიერებაზე დამოკიდებულებას
ხელით შესრულებული სამუშაო ეყრდნობა ადამიანების უნარს, დაიმახსოვრონ, რა უნდა გააკეთონ შემდეგ. ეს ქმნის მენტალურ დატვირთვას და მუდმივი გადამოწმების საჭიროებას. გუნდები ამას ანაზღაურებენ შეხსენებებით, ჩანაწერებითა და შემდგომი კონტროლის შეტყობინებებით.
ავტომატიზაცია აქრობს ამ დამოკიდებულებას. როდესაც სამუშაო პროცესები ერთხელ განისაზღვრება და ავტომატურად სრულდება, პროგრესი გრძელდება მაშინაც კი, როდესაც ადამიანები დაკავებულები ან მიუწვდომელნი არიან.
ეს ცვლილება ამცირებს სტრესს და აუმჯობესებს სანდოობას.
თანმიმდევრულობა აუმჯობესებს მომსახურების ხარისხს
კლიენტები ელიან თანმიმდევრულ მომსახურებას. ისინი შეიძლება შეეგუონ დროდადრო დაგვიანებებს, მაგრამ არათანმიმდევრულობა აზიანებს ნდობას. ერთი დადებითი გამოცდილების შემდეგ დამაბნეველი გამოცდილება ეჭვს ბადებს.
ავტომატიზაცია ხელს უწყობს თანმიმდევრულ შესრულებას ყველა შემთხვევაში ერთი და იგივე წესების გამოყენებით. ამოცანები დროულად იქმნება, განახლებები პროგნოზირებადად იგზავნება და საქმის გადაბარება მკაფიო ნაბიჯებს მიჰყვება.
თანმიმდევრულობა ხდება სერვისის მახასიათებელი და არა ძალისხმევის შედეგი.
ავტომატიზაცია უკვე არსებული მუშა პროცესების მასშტაბირებას ახდენს
ავტომატიზაცია ყველაზე ეფექტურია, როდესაც აპრობირებულ პროცესებში გამოიყენება. ის თავისთავად არ ქმნის ხარისხს. ის აძლიერებს არსებულ სტრუქტურას.
როდესაც გუნდები ახდენენ იმ განმეორებადი სამუშაო პროცესების ავტომატიზაციას, რომლებსაც უკვე კარგი შედეგები მოაქვთ, ისინი იცავენ ამ შედეგებს მოცულობის ზრდასთან ერთად. ზრდას არ შემოაქვს ქაოსი.
ეს ავტომატიზაციას აქცევს მასშტაბირების საფუძვლად და არა მოკლე გზად.
სანდო სისტემები გუნდებს ფოკუსირების საშუალებას აძლევს
როდესაც სისტემები რუტინულ კოორდინაციას უზრუნველყოფენ, გუნდები იბრუნებენ ფოკუსს. ნაკლები დრო იხარჯება ამოცანების მართვაზე და მეტი დრო — ღირებულების შექმნაზე.
ავტომატიზაცია ამცირებს შეფერხებებს, გადაწყვეტილების მიღებით გამოწვეულ დაღლილობას და ხელით შესასრულებელ შემდგომ კონტროლს. გუნდები მუშაობენ მეტი სიცხადითა და თავდაჯერებულობით.
სანდო სისტემები ხელს უწყობს მდგრად პროდუქტიულობას და არა მუდმივ აჩქარებას.
სად უნდა მოხდეს განმეორებადი სამუშაოს ავტომატიზაცია
მომსახურების სფეროს ბიზნესები ყველაზე დიდ სარგებელს იღებენ ამოცანების შექმნის, დამტკიცებების, შემდგომი კონტროლის, შეტყობინებების, ანგარიშსწორების ტრიგერებისა და სტატუსის განახლებების ავტომატიზაციით. ეს აქტივობები ხშირად მეორდება და ხელით შესრულებისას დაგვიანებისკენ არის მიდრეკილი.
ამ სფეროების ავტომატიზაცია უზრუნველყოფს, რომ სამუშაო წინ მიიწევდეს მუდმივი ზედამხედველობის გარეშე.
დასკვნა
განმეორებადი სამუშაო გარდაუვალია მომსახურების სფეროს ბიზნესებში, მაგრამ არათანმიმდევრულობა — არა. როდესაც განმეორებადი ქმედებები ხელით შესრულებულ ძალისხმევაზეა დამოკიდებული, სანდოობა ზარალდება.
ავტომატიზაცია გამეორებას საიმედო სისტემებად გარდაქმნის. ყოველდღიურ სამუშაო პროცესებში სტრუქტურის ინტეგრირებით, მომსახურების სფეროს ბიზნესები აუმჯობესებენ ხარისხს, ამცირებენ სტრესს და თავდაჯერებულად ახდენენ მასშტაბირებას. სანდო შესრულება ხდება ნორმა და არა გამონაკლისი.
