Paljud teenindusettevõtted ei ole raskustes mitte madala nõudluse või väheste annete tõttu, vaid seetõttu, et igapäevased toimingud on ebaselged. Ülesanded saavad täidetud, projektid liiguvad edasi ja kliente teenindatakse, kuid edasiminek tundub sageli aeglasem ja stressirohkem, kui see peaks olema.

Selle probleemi keskmes on tegevuse selgus. Kui meeskondadel puudub ühine arusaam, kuidas töö peaks kulgema, annab isegi suur pingutus nõrku tulemusi.

Ebaselged toimingud loovad varjatud hõõrdumist

Tegevuslik hõõrdumine ei ole alati nähtav. See avaldub väikestes viivitustes, korduvates küsimustes, dubleeritud töös ja tegemata jäänud üleandmistes.

Meeskonnaliikmed kulutavad aega ootuste selgitamisele, selle asemel et ülesandeid täita. Juhid sekkuvad sageli, mitte sellepärast, et meeskonnad oleksid võimetud, vaid kuna süsteem ei suuna tööd selgelt.

Aja jooksul hakatakse seda hõõrdumist normaalseks pidama.

Selgus määratleb, kuidas töö liigub

Tegevuse selgus tähendab, et kõik mõistavad, kuidas töö süsteemi siseneb, kuidas see edeneb ja millal see loetakse lõpetatuks.

Rollid on selged. Vastutusvaldkonnad on määratletud. Üleminekud ülesannete või meeskondade vahel on nähtavad.

Kui selgus on olemas, on vaja vähem juhiseid. Töö liigub edasi väiksema järelevalvega.

Struktuuri puudumine sunnib inimesi kompenseerima

Ebaselges keskkonnas toetuvad töötajad lünkade täitmisel mälule, kogemustele ja isiklikule otsustusvõimele.

See toimib ajutiselt, kuid loob sõltuvuse üksikisikutest, mitte süsteemidest. Kui inimesed lahkuvad, võtavad vaba aega või saavad ülekoormatud, kannatavad toimingud.

Tugevad toimingud vähendavad sõltuvust erakordsest pingutusest.

Selged toimingud parandavad vastutust

Vastutust on raske tagada, kui protsessid on ebamäärased. Tähtaegadest mittekinnipidamine tekitab lahenduste asemel segadust.

Selge tegevusstruktuuriga on vastutus nähtav. Igaüks teab, mille eest ta vastutab ja millal on vaja tegutseda.

See vähendab konflikte ja parandab usaldust meeskondade vahel.

Selgus toetab kasvu ilma kaoseta

Teenindusettevõtete kasvades suureneb tegevuse keerukus. Ilma selguseta võimendab kasv segadust.

Selged toimingud võimaldavad meeskondadel laieneda ilma kontrolli kaotamata. Uued töötajad saavad kiiremini sisse elada. Projektid jäävad prognoositavaks.

Kasv muutub pigem hallatavaks kui häirivaks.

Kokkuvõte

Tegevuse selgus ei tähenda jäikasid reegleid ega liigset dokumentatsiooni. See seisneb ühise arusaama loomises sellest, kuidas töö peaks kulgema.

Teenindusettevõtted, mis investeerivad selgusesse, kogevad sujuvamat teostust, suuremat vastutust ja väiksemat tegevuspinget. Aja jooksul saab sellest oluline konkurentsieelis, mis toetab jätkusuutlikku kasvu.